ARTIKEL
MENGENAI PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN
Pengertian
Administrasi Perkantoran
Administrasi
Perkantoran adalah suatu kegiatan administratif yang dilakukan dalam
organisasi kantor dengan menggunakan alat-alat atau fasilitas yang ada dalam
kantor yang bersangkutan.
Administrasi Perkantoran berbeda
dengan tata-usaha perkantoran. Faktor pembedanya adalah jenis kegiatan dan luas
lingkup unit kerja sebagai tempat pelaksanaan kegiatan. Tata Usaha Perkantoran
adalah Suatu kegiatan yang merupakan bagian dari administrasi perkantoran, yang
bergerak di setiap bagian yang paling kecil dari suatu organisasi kantor,
dengan sebutan tata-usaha, pada umumnya melibatkan pegawai rendah melalui
keterampilannya.
Namun keduanya mempunyai peran sama
dalam hal pelayanan yaitu:
1) Pelayanan terhadap
pelaksanaan kegiatan operatif atau tugas pokok organisasi pada umumnya, dan
pelayanan manajemen pada khususnya,
2) Pengumpulan,
penyediaan dan penyajian keterangan-keterangan (data dan informasi) bagi
manajemen guna mengambil putusan,
3) Membantu
kelancaran tugas dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Administrasi Perkantoran mempunyai
hubungan erat dengan pelayanan timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam
kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan
kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan.
Fungsi Perkantoran secara umum adalah Sebagai pusat
pemikiran, pusat administrasi (pelayanan) dan pusat data dan informasi. Dengan
fungsi demikian itu maka perkantoran berperan besar dalam membantu proses
pencapaian tujuan organisasi.
Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran
1) Unsur Pengorganisasian
Unsur
Pengorganisasian merupakan sebuah rangkaian dari kegiatan untuk menyusun suatu
kerangka dari organisasi yang akan menjadi wadah atau tempat untuk setiap
kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai segala tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya.
2) Unsur Manajemen
Manajemen merupakan
rangkaian kegiatan menggerakkan para karyawan dan menggunakan seluruh fasilitas
kerja sehingga tujuan kerjasama yang telah ditetapkan bersama bisa benar benar
tercapai.
3) Unsur Tata Hubungan
Tata hubungan
merupakan salah satu dari 8 rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk
menyampaikan warta/berita dari kedua belah pihak agar terjalinnya proses
kerjasama.
4) Unsur Kepegawaian
Kepegawaian
merupakan rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk mengatur dan mengurus masalah
tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama/dalam sebuah kantor.
5) Unsur Keuangan
Keuangan merupakan
rangkaian kegiatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama.
6)
Unsur
Tata Usaha
Tata usaha merupakan rangkaian
kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama.
Tujuan Administrasi Perkantoran
Tujuan administrasi perkantoran
secara umum adalah sebagai berikut :
1.Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik
lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan
masyarakat.
2.Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi
untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.
3.Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan,
melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yang menjadi
tanggungjawabnya.
4.Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola
surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok
lembaga.
5.Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi
sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak.
6.Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola
administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan
dipertanggungjawabkan.
Kegiatan Administrasi
Kegiatan
Administrasi Perkantoran adalah bagian dari manajemen yang memberikan informasi
layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara
efektif & memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.
Kegiatan
Administrasi Perkantoran antara lain :
1.
Penyediaan
informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan kantor
2.
Melakukan
pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan
3.
Pengadministrasian
seluruh kegiatan
4.
Menginventarisasi
peralatan kantor.
Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor
Jenis-jenis pekerjaan kantor, antara
lain :
1.
Menghimpun
Yaitu kegiatan mencari dan
mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang
masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan.
Contoh : mengumpulkan data, mencari
informasi, membuat kliping dll.
2.
Mencatat
Merupakan kegiatan tulis-menulis
mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai
arti, dapat dikirim dan disimpan.
Contoh : membuat surat, membuat
notula, mencatat kegiatan, dll.
3.
Mengolah
Merupakan berbagai macam kegiatan
untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan
yang lebih berguna.
Contoh : membuat rekapitulasi data,
membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.
4.
Menggandakan
Merupakan kegiatan memperbanyak
informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
Contoh : memfotokopi surat, mencetak
informasi, dll
5.
Mengirim
Yaitu kegiatan menyampaikan
informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain.
Contoh : mengirim e-mail, faksimili,
surat
6.
Menyimpan
Yaitu kegiatan meletakkan informasi
dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Contoh : menyimpan surat/ arsip,
menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan.
7.
Melakuan Komunikasi
Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman
ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan
mendapat respon dari penerima pesan.
Contoh : corespondence, telepon,
teleconference, chatting
8.
Menghitung
Kegiatan melakukan penetapan data
yang berkaitan dengan angka.
Contoh : menghitung hasil penjualan,
menghitung data keuangan.
Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor
1. Bersifat pelayanan
2. Terbuka dan luas
3.
Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.
Karakteristik Administrasi
Perkantoran
Ada
beberapa ciri kegiatan manajemen kantor atau pekerjaan kantor yang
membedakannya dengan kegiatan bidang-bidang lainnya diantaranya :
1. Bersifat Pelayanan (Service) Pada Semua Pihak atau Orang
Hal
ini mengandung makna bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan pelayanan
dan support untuk kegiatan organisasi.
2. Merembes dan Dilaksanakan Oleh Semua Pihak
Hal ini mengandung makna bahwa kegiatan manajemen kantor berdampak pada unit-unit lain dan diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan pada seluruh organisasi.
3. Hasil Akhirnya Berupa Informasi
Informasi
adalah keterangan-keterangan yang berisi data yang bisa dipercaya untuk kepentingan
pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi dari kantor
antara lain : pimpinan, pemerintah, masyarakat, pemegang saham, karyawan
organisasi dsb.
4. Bersifat
Memudahkan
Pekerjaan
kantor merupakan media yang penting, bermacam-macam kegiatan dari sebuah
perusahaan dipersatukan. Pada hakekatnya, pekerjaan kantor dapat disebut alat katalisator.
5. Bersifat
Pengetikan dan Perhitungan
Susunan
pekerjaan kantor lebih banyak terdiri atas pekerjaan mengetik.
6. Dilakukan
Oleh Semua Pihak
Pekerjaan
kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bagian. Beberapa pekerjaan kantor
dikerjakan dalam tiap bagian perusahaan.
Pekerjaan Perkantoran diantaranya:
a.
mengetik (typing)
b.
menghitung (calculating)
c.
memeriksa (checking)
d.
menyimpan warkat/arsip (filing)
e.
menelepon (telephoning)
f.
menggandakan (duplicating)
g.
mengirim surat (mailing)
h.
mengadakan
i.
mencatat
j.
menyortir
Aspek-Aspek
Manajemen Perkantoran
Dalam
manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian
aktivitas antara lain:
- Manajemen dan pengarahan
- Tata laksana/penyelenggaraan
- Pelaksana secara efisien
- Manajemen
- Pengawasan
- Pengendalian dan pengawasan
- Pengarahan dan pengawasan
- Pengarahan
- Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar